Padroniza o recebimento de mercadorias usando WhatsApp e Trello, garantindo conferência correta dos itens, registro de divergências com foto e arquivamento da nota fiscal ou nota de entrega para o financeiro.
Objetivo
Registrar no Trello o recebimento ou a divergência da mercadoria e garantir que a nota fiscal ou nota de entrega seja arquivada corretamente para o financeiro.
Quando usar
Use este procedimento quando a mercadoria chegar para conferência e também quando houver qualquer divergência, como falta, troca, avaria, validade inadequada ou problema de temperatura.
Responsável
Colaborador do recebimento, ou seja, a pessoa que estiver conferindo a entrega no dia.
Ferramentas e canais
WhatsApp para verificar quais entregas estão previstas, tablet da cozinha com Trello aberto, câmera ou galeria para registrar fotos em caso de divergência e pasta “para financeiro” no balcão da recepção para arquivar os documentos da entrega.
Passo a passo
No início do turno ou quando necessário, verifique o Trello no tablet da cozinha e confirme que o quadro está aberto.
Se o Trello pedir login, entre com a conta compartilhada do recebimento. Não crie conta pessoal e não altere dados da conta.
Quando a mercadoria chegar, confira no WhatsApp quais fornecedores estavam previstos para o dia.
No Trello, vá até a lista “Pedidos enviados” e procure o card no padrão data + fornecedor.
Abra o card correto e acesse o checklist “Produtos”.
Marque item por item somente depois de conferir fisicamente a mercadoria.
Ao completar 100% do checklist, confirme que o card foi movido automaticamente para “Recebido”.
Pegue a nota fiscal ou nota de entrega e arquive imediatamente na pasta “para financeiro”, no balcão da recepção.
Se houver divergência, abra o card e toque em “Registrar Divergência”.
Escreva no comentário qual item apresentou problema, qual foi o problema e qual a quantidade envolvida.
Anexe foto obrigatoriamente como evidência.
Mesmo com divergência, arquive a nota fiscal ou nota de entrega na pasta do financeiro.
Se não encontrar o card da entrega, avise no grupo do WhatsApp.
Pontos de atenção
Marque o checklist somente após conferência física.Toda divergência exige comentário completo e foto.Toda entrega deve ter nota fiscal ou nota de entrega arquivada. Se o card não existir ou não for encontrado, a equipe deve ser avisada imediatamente.
Erros comuns e como evitar
Marcar sem conferir: confira primeiro, marque depois.Registrar divergência sem foto: sempre anexe evidência antes de finalizar.Esquecer de arquivar NF ou nota: assim que terminar a conferência, guarde o documento na pasta correta.
Quando escalar
Avise a equipe ou responsável quando o Trello estiver deslogado e ninguém souber a senha, quando o card da entrega não existir ou quando o fornecedor não trouxer NF ou nota de entrega.
Registros e evidências
Manter evidência no Trello do checklist marcado ou da divergência registrada com item, problema, quantidade e foto. Manter também o registro físico da NF ou nota arquivada na pasta “para financeiro”.